Workflow automazioni

Cosa ricevi

• Il flusso acceso, che fa da solo il lavoro ripetitivo e non crea doppioni
• Lo schema del flusso, in immagine o PDF
• La documentazione del flusso, un file che si apre anche dal telefono e si stampa, che un'altra persona capisce in 10 minuti
• Un video di 3 minuti su come funziona
• La tabella dei casi provati, compresi gli errori
• Un allarme che avvisa te e io se il flusso si rompe
• Il costo mensile dello strumento, scritto prima
• Account e credenziali intestati a te

Come lo faccio

Un'automazione regge se automatizza un lavoro già chiaro, se non crea doppioni e se avvisa qualcuno quando si rompe. Il lavoro parte dal tuo processo vero, non dallo strumento.

1. Mappa del processoIn una call di 30-60 minuti scriviamo con te chi fa cosa oggi, con quale programma, quante volte al mese e quanto tempo richiede. Ti mando la mappa, lo schema e il costo al mese in un file da approvare: confermi tu prima di andare avanti.Perché conta: Se si automatizza un processo confuso, si ottiene la stessa confusione, solo più veloce e più difficile da vedere.
2. Disegno del flussoDisegno lo schema completo: innesco, dati, condizioni, azioni, attese e cosa succede negli errori. Ogni ramo ha un esito, compreso il caso del contatto che esiste già.Perché conta: I rami dimenticati sono quelli che si rompono per primi, di solito con un dato reale e nel momento meno comodo.
3. Strumenti e costiControllo che ogni programma abbia un collegamento pronto o un'API documentata, quali permessi servono e quante esecuzioni consumerà il flusso al mese. Il costo mensile dello strumento lo scrivo prima.Perché conta: Un volume stimato male esaurisce il piano a metà mese e il flusso si ferma senza preavviso.
4. Costruzione a pezziMonto prima l'innesco con un dato di prova, poi un'azione alla volta, controllando che ogni passo restituisca quello che ci si aspetta. Le credenziali restano nel gestore dello strumento, intestate a te.Perché conta: Costruire tutto insieme e provarlo alla fine rende impossibile capire quale passo sbaglia.
5. Casi limite e doppioniProvo con dati finti i casi scomodi: campi vuoti, apostrofi nei nomi, doppio invio, contatto già presente, servizio esterno che non risponde. Ogni esito finisce in una tabella.Perché conta: Senza questa prova il primo caso scomodo arriva da un cliente vero, e il programma si riempie di copie.
6. Allarme e conservazioneCollego un avviso che arriva a te e a me quando il flusso fallisce, e lo provo provocando un errore apposta. Imposto per quanto tempo lo strumento conserva le esecuzioni, che contengono dati personali.Perché conta: Un flusso senza allarme si rompe in silenzio, e lo si scopre dopo settimane di lavoro perso.
7. Documentazione e controlliScrivo una pagina che un'altra persona capisce in 10 minuti e registro un video di 3 minuti. Accendo il flusso e lo ricontrollo a 7 e a 30 giorni.Perché conta: Fra sei mesi nessuno ricorda cosa fa il flusso, e senza documentazione ogni modifica diventa un rischio.

Le tecniche che uso

Trigger, condition, action

L'anatomia di ogni automazione: un fatto che la fa partire, le condizioni che decidono il ramo, le azioni che esegue. Disegno i tre pezzi prima di toccare lo strumento.

Idempotenza

Se lo stesso innesco arriva due volte, il risultato è uno solo. Il flusso cerca il contatto per email, telefono o codice prima di crearne uno nuovo.

Error workflow

Un secondo flusso che parte quando il primo fallisce e manda un avviso con il nome del flusso, l'errore e il collegamento all'esecuzione. Lo provo con un errore forzato.

Retry

La riprova automatica sui passi che chiamano servizi esterni, per gli errori temporanei: un servizio lento per un minuto non deve far perdere il dato.

Credential manager

Le chiavi e gli accessi stanno nel gestore credenziali dello strumento, a nome tuo, mai scritti in chiaro nei passi del flusso.

Cosa comprende il prezzo

Non compreso: Il costo dello strumento di automazione, pagato da te.

La modifica compresa: Ogni servizio comprende un giro di modifiche: guardiamo insieme la prima versione, mi scrivi in un elenco quello che non va e lo riadatto. Le modifiche in più, o le cose aggiunte dopo, si pagano a parte, con il costo scritto prima, nella lettera d'incarico.

La call di presentazione: Una call di presentazione per ordine, anche se l'ordine comprende più flussi: vedo il flusso al lavoro, cosa arriva se si rompe e cosa fare. 20 minuti.