SOP marketing

Cosa ricevi

• Le istruzioni passo per passo delle attività ripetute (per esempio pubblicare un post, inviare la newsletter, fare il report del mese)
• Ogni procedura con scopo, chi la fa, quando, strumenti, tempo, passi con le immagini, cosa fare se qualcosa va storto
• Ogni procedura provata da chi non l'aveva mai fatta, finché funziona senza aiuto
• Codice, versione, responsabile e data di revisione
• Un indice con codici e responsabili
• Le registrazioni originali

Come lo faccio

Una procedura scritta funziona se chi non ha mai fatto quell'attività la porta a termine leggendo solo il foglio. Per questo si scrive guardando chi la fa davvero, e si corregge finché una persona nuova non ci riesce senza aiuto.

1. Scelta dell'attivitàScegliamo con te l'attività da documentare per frequenza e per danno se fatta male: pubblicare un post, inviare la newsletter, fare il report del mese.Perché conta: Documentare un'attività rara prima di una quotidiana spende tempo dove serve meno.
2. OsservazioneChi fa l'attività la esegue a schermo condiviso o con una registrazione Loom, con il suo consenso, mentre io annoto.Perché conta: Scritta a memoria, la procedura salta proprio i passaggi che chi la fa da anni non nota più.
3. Passi numeratiTrasformo la registrazione in passi numerati, un'azione per passo, con gli screenshot dove servono e i dati personali oscurati.Perché conta: Un passo che contiene tre azioni è il punto in cui chi legge si perde.
4. Sezioni fisseAggiungo scopo, chi la fa, quando, strumenti e accessi, tempo previsto, cosa fare se qualcosa va storto e come si controlla che sia fatta bene.Perché conta: Senza la sezione «se qualcosa va storto», al primo errore la procedura non serve più.
5. Prova a freddoUna persona che non ha mai fatto l'attività la esegue seguendo solo la procedura, mentre la osservo in silenzio e segno dove si blocca. Correggo e, se serve, rifaccio la prova.Perché conta: Chi scrive una procedura non vede i suoi buchi: li vede solo chi la usa per la prima volta.
6. Pubblicazione versionataLa pubblico nel tuo spazio con codice, versione, data, responsabile e data di revisione, collegata dal playbook.Perché conta: Gli strumenti cambiano interfaccia: senza data di revisione la procedura diventa falsa senza che nessuno se ne accorga.

Le tecniche che uso

SOP (Standard Operating Procedure)

Le istruzioni scritte di un'attività ripetuta, passo per passo, perché venga fatta sempre allo stesso modo da chiunque.

Screen recording

La registrazione dello schermo di chi fa l'attività, da cui si ricavano i passi senza affidarsi alla memoria.

Cold test

La prova della procedura con una persona che non l'ha mai fatta, osservata senza intervenire.

Version control

Codice, versione, data e storico delle modifiche su ogni procedura.

Cosa comprende il prezzo

La modifica compresa: Ogni servizio comprende un giro di modifiche: guardiamo insieme la prima versione, mi scrivi in un elenco quello che non va e lo riadatto. Le modifiche in più, o le cose aggiunte dopo, si pagano a parte, con il costo scritto prima, nella lettera d'incarico.

La call di presentazione: Call di presentazione di 20 minuti: l'indice delle procedure e come chiedere una modifica.