Automazione notifiche interne

Cosa ricevi

• Un avviso entro pochi minuti, di solito in meno di uno, sul canale che guardate davvero, quando succede qualcosa che conta
• Ogni avviso leggibile in 5 secondi: cosa è successo, chi, cosa fare, il link
• Un riepilogo ogni mattina con i numeri del giorno prima
• Nessun dato personale di troppo nelle chat
• L'elenco delle notifiche con i destinatari
• Una revisione dopo due settimane per togliere quelle inutili

Come lo faccio

Le notifiche servono solo se sono poche, se ognuna dice cosa fare e se arrivano sul canale che il team guarda davvero. Il resto va in un riepilogo ogni mattina.

1. Elenco degli eventiScelgo con il titolare gli eventi che contano: un contatto di valore, una vendita, una recensione negativa, un pagamento fallito, un flusso rotto. Per ognuno, chi lo riceve e cosa deve fare.Perché conta: Una notifica senza destinatario e senza azione attesa è rumore, e il rumore fa silenziare il canale.
2. FormatoOgni notifica ha una riga di titolo, tre righe di dati e un link diretto: si legge in 5 secondi. Prima di costruire ti mando da approvare un file con l'esempio di ogni avviso e del riepilogo.Perché conta: Una notifica senza link costringe a cercare, e la cosa viene rimandata.
3. Canali per urgenzaL'urgente va sul telefono, per esempio su un bot Telegram o nell'app del CRM; il resto nel riepilogo. Le chiavi del bot stanno nel gestore credenziali.Perché conta: Tutto sullo stesso canale significa che anche l'urgente si perde fra le cose che possono aspettare.
4. Riepilogo del mattinoAlle 9, o all'ora che scegli, arriva il riepilogo del giorno prima: contatti, vendite, recensioni da rispondere, con i numeri presi dal CRM.Perché conta: Senza riepilogo le cose non urgenti finiscono per non essere viste affatto.
5. Prova e revisione del rumoreUn evento di prova per tipo deve arrivare in meno di un minuto alla persona giusta; dopo due settimane chiedo al team quali notifiche ignora e le tolgo.Perché conta: Una notifica che nessuno legge abitua a ignorare anche quelle importanti.

Le tecniche che uso

Alert fatigue

Quando le notifiche sono troppe, il team smette di leggerle. Per questo ne tengo poche e le rivedo dopo due settimane.

Daily digest

Un solo messaggio al giorno con i conteggi di ieri, al posto di tante notifiche non urgenti.

Deep link

Il collegamento che apre direttamente la scheda del contatto o dell'ordine, senza cercarlo.

Minimizzazione

Nei canali di chat passano solo nome e link, non tutta la scheda del cliente.

Cosa comprende il prezzo

Non compreso: Il costo degli strumenti, pagato da te.

La modifica compresa: Ogni servizio comprende un giro di modifiche: guardiamo insieme la prima versione, mi scrivi in un elenco quello che non va e lo riadatto. Le modifiche in più, o le cose aggiunte dopo, si pagano a parte, con il costo scritto prima, nella lettera d'incarico.

La call di presentazione: Una call di presentazione per ordine: l'elenco delle notifiche, il riepilogo del mattino e come chiederne una nuova. 15 minuti.